Dobre praktyki w zakresie formułowania umów IT — na co zwrócić uwagę?

Proces zawierania i wdrażania umów informatycznych, zwłaszcza w kontekście procedur zamówień publicznych, niesie ze sobą mnogość kwestii praktycznych i zagrożeń prawnych dla obu uczestników kontraktu, czyli dla stron zlecających oraz wykonawców. Komplikacje te wynikają bezpośrednio z zawiłości projektów IT. Dodatkowym utrudnieniem jest fakt, że umowy te należą do kategorii umów nieposiadających szczegółowego uregulowania prawnego, co sprawia, że unormowania dotyczące ich zawierania i wykonywania są rozproszone w różnych aktach prawnych.

Konkretnie, formułowanie umów z zakresu IT opiera się na trzech filarach prawnych. Pierwszym z nich są regulacje zawarte w kodeksie cywilnym dotyczące umów o dzieło. Drugim są zasady ochrony własności intelektualnej w tym praw autorskich i praw pokrewnych, które nabierają znaczenia, gdy rezultaty projektów IT stanowią utwory i/lub programy komputerowe w rozumieniu prawa, jak również przepisy prawa własności przemysłowej, gdy programy mogą podlegać ochronie patentowej. Ostatnim elementem jest prawo zamówień publicznych, które wprowadza pewne specyficzne modyfikacje do postanowień kodeksu cywilnego i praw własności intelektualnej.

W praktyce wiele z umów IT charakteryzuje się nadmiernie rozbudowanymi wymaganiami stawianymi przed Wykonawcą, bądź zbytnim naciskiem na sankcje za niewypełnienie lub nienależyte wypełnienie zobowiązań. Doświadczenie pokazuje, że takie podejście, zamiast zabezpieczać, generuje poważne ryzyko dla efektywnego realizowania umów. Istotne jest więc, aby Zamawiający i Wykonawca dążyli do wyważonej współpracy, która, chroniąc obopólne interesy, pozwoli na utrzymanie równowagi i wspólne dążenie do rzeczywistego wykonania umowy.

W obliczu powyższych „wyzwań” niniejszy artykuł skupia się na przedstawieniu dobrych praktyk w zakresie formułowania umów IT. Analiza ta podkreśla znaczenie zrównoważonego podejścia do definiowania praw i obowiązków obu stron, promując strategię, która, chroniąc zasadne interesy, umożliwia osiągnięcie głównego celu każdej umowy — jej skutecznego i realnego wykonania. Omówienie obejmuje zarówno kwestie związane z odpowiednim zdefiniowaniem zakresu obowiązków Wykonawcy, jak i wyważonego podejścia do kwestii odszkodowawczych, podkreślając, że kluczem do sukcesu jest partnerstwo oparte na wzajemnym zrozumieniu strategicznych celów i ryzyk.

Żądania przez Zamawiających przeniesienia praw autorskich

Ochrona interesów Zamawiającego została zaznaczona w Rekomendacjach Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych (Prezes UZP) z 2009 roku dotyczących zamówień publicznych na systemy informatyczne. Dokument ten podejmuje się krytyki udzielania zamówień w sposób niekonkurencyjny, zwłaszcza w trybie 'z wolnej ręki', często dotyczącym rozbudowy i utrzymania systemów informatycznych zakupionych wcześniej w trybach konkurencyjnych. Nieprawidłowości te, według Prezesa UZP, wynikają z błędów w umowach, które uniemożliwiają konkurencyjne zlecenie prac rozwojowych, źle definiują przedmiot zamówienia lub nie zabezpieczają odpowiedniej wiedzy o systemie u Zamawiających. Prezes UZP zaleca, aby zapewnić konkurencyjność w projektach IT, zdobywając określone, skonkretyzowane uprawnienia w zakresie dysponowania praw autorskich do oprogramowania co w swoim założeniu ma umożliwiać rozwój i utrzymanie systemu przez różne podmioty, nie tylko pierwotnego wykonawcę.

“Zgodnie z rekomendacją nr R.7.3: „Zaleca się aby SIWZ i umowa z Wykonawcą określały obowiązek:

• przeniesienia w całości autorskich praw majątkowych do zakupywanego systemu, łącznie z prawem do udzielania zezwoleń na wykonywania zależnego prawa autorskiego. Zamawiający w zależności od swoich potrzeb powinien szczegółowo i jednoznacznie określić pola eksploatacji obejmujące autorskie prawa majątkowe (np. uprawniające Zamawiającego do modyfikacji systemu, jego kodów źródłowych itp.);

• przeniesienie praw powinno dotyczyć również kodów źródłowych w stosunku do nowoutworzonego systemu, jego swobodnej modyfikacji. Jednocześnie, Zamawiający powinien zobowiązać Wykonawcę w umowie do wydania kodów źródłowych oraz pełnej dokumentacji technicznej systemu, najlepiej z chwilą odbioru systemu przez Zamawiającego; (…)

• w zawieranej umowie powinna być jednocześnie uregulowana kwestia ewentualnego przeniesienia na Zamawiającego praw do licencji lub sublicencji programów komputerowych niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania Zamawianego systemu. Postanowienia przyszłej umowy powinny zawierać takie zapisy, aby warunki udzielanych przez Wykonawcę licencji nie stanowiły bariery do dokonania modyfikacji lub rozbudowy oprogramowania” (Analiza dobrych praktyk w zakresie realizacji umów IT, ze szczególnym uwzględnieniem specyfiki projektów informatycznych 7 osi priorytetowej po IG).

Próby stworzenia własnych, niezależnych względem PZP rekomendacji podjęte zostały przez Ministerstwo Cyfryzacji. . W ramach wsparcia podmiotów z sektora publicznego opracowane zostały wzorcowe klauzule w umowach IT. Z uwagi na różnorodność stanów faktycznych, praktyk, oczekiwań Zamawiających, a także konieczność zapewnienia określonego stopnia ogólności, Ministerstwo Cyfryzacji zastrzegło, że wzorce powinny być dostosowywane do konkretnych umów (Wzorcowe klauzule w umowach IT - Ministerstwo Cyfryzacji — Portal Gov.pl (www.gov.pl)).

Wskazać należy także, że dobre praktyki – w zakresie stawianych przez Zamawiającego wymagań (tutaj przeniesienia praw autorskich), oprócz tego, że powinny być racjonalne, to nie mogą naruszać uczciwej konkurencji. Problem opisała Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku KIO z 13.04.2018 r., KIO 537/18, LEX nr 2511539, gdzie Izba w uzasadnieniu swojej decyzji poddała krytyce automatyzm żądania przez Zamawiających przeniesienia praw autorskich, wskazując, że:

• „Zamawiający nie podał dlaczego preferuje rozwiązanie oparte na przeniesieniu majątkowych praw autorskich nad udzieleniem licencji w zakresie dokumentacji, tj. specyfikacji interfejsu. Inaczej mówiąc Zamawiający nie wykazał swojej uzasadnionej potrzeby w tym zakresie, nie wyjaśnił dlaczego takie rozwiązanie jest dla niego korzystniejsze. Izba przy czym podkreśla, że Zamawiający musi potrafić każdorazowo wykazać swoje uzasadnione potrzeby, jeśli nie w ramach postanowień SIWZ, to w toku weryfikacji jego decyzji, np. podczas rozpatrywania wniesionego odwołania;

• Dalej Izba wskazywała, że należy przy tym przychylić się do stanowiska, że „zarówno w zakresie przeniesienia, jak i udzielania licencji konieczne jest odpowiednie określenie pól eksploatacji i praw zależnych. Może być także tak, że przeniesienie praw może być sformułowane zbyt wąsko, co będzie generować problemy natury praktycznej związane ze skorzystaniem z tych praw. Niewątpliwie także istnieje możliwość udostępnienie licencji nawet w szerszym zakresie niż przeniesienie majątkowych praw autorskich (podobnie str. 82 Wzorcowych Klauzul Ministerstw Cyfryzacji z Komentarzem cz. II: "(...) Umowa przenosząca autorskie prawa majątkowe wcale nie musi zapewniać szerszych uprawnień do korzystania z utworu niż umowa licencyjna.”

Zakres usług lub działań będących przedmiotem umowy IT

Istotne jest, aby dokładnie określić, jakie usługi lub zadania będą realizowane na mocy umowy. Aby uniknąć nieporozumień i potencjalnych konfliktów między stronami, warto przestrzegać kilku prostych zasad:

1. Szczegółowy opis usług/zadań — umowa powinna jasno opisywać zakres pracy, w tym:

• Co będzie robione? - na przykład, przenoszenie danych z jednego systemu do drugiego;

• Dlaczego to się robi? - może chodzić o aktualizację systemu, aby umożliwić łatwiejszą wymianę danych;

• Jak to będzie zrobione? - na przykład, poprzez dostosowanie ustawień systemu zgodnie z wymaganiami klienta.

2. Jasne kryteria usług — jeśli umowa obejmuje gwarancje dotyczące jakości usługi (takie jak poziom usług SLA), ważne jest, aby dokładnie opisać te wymagania. Parametry te muszą być klarowne i możliwe do zmierzenia, co oznacza, że można je sprawdzić. Na przykład:

• Dostępność — czy mówimy o ciągłej pracy całego systemu, czy tylko jego części? Co może wpłynąć na to, jak często system jest dostępny (np. problemy ze sprzętem, czas potrzebny na odtworzenie systemu po awarii itp.)?

• Czas odpowiedzi/naprawy — musi być jasno określone, kiedy problem będzie można uznać za rozwiązany, i jakie warunki muszą być spełnione, aby to potwierdzić.

3. Użycie właściwego języka — opis usług w umowie powinien łączyć terminologię prawniczą z językiem specyficznym dla danej branży, na przykład IT. Ważne jest, aby terminy używane w umowie były zrozumiałe dla obu stron i zgodne z ich powszechnym znaczeniem w biznesie i prawie;

4. Unikanie pokrywania się usług — jeśli umowa obejmuje różne rodzaje usług (np. wsparcie techniczne, gwarancje, pomoc we wdrożeniu), należy wyraźnie oddzielić te sekcje, aby uniknąć niejasności co do tego, które zobowiązania dotyczą których usług.

Przestrzeganie tych zasad pomoże utrzymać klarowność umowy i zmniejszyć ryzyko nieporozumień między stronami.

Idea elastyczności w umowach

Rekomenduje się, aby osoby zamawiające usługi włączyły do umów mechanizmy zapewniające ich elastyczność. Można tu wyodrębnić dwa kluczowe narzędzia:

• Dostosowanie umowy przez system odbiorów — chodzi o możliwość przyjęcia systemu IT nawet z drobnymi błędami, pod warunkiem że zostaną one naprawione. Na przykład, gdy system ma obsługiwać konkretne zadania publiczne od pewnego momentu, Zamawiający może chcieć zacząć go używać pomimo małych usterek, oczekując, że problemy te zostaną rozwiązane w okresie stabilizacyjnym;

• Elastyczność przez opcję częściowego rozwiązania umowy — dotyczy to sytuacji, gdzie, zależnie od charakteru umowy, Zamawiający ma możliwość wycofania się z części umowy. Na przykład, w przypadku gdy Wykonawca nie wypełnia wszystkich warunków, Zamawiający może chcieć zatrzymać rezultaty części pracy, która została już zakończona i jest funkcjonalna (jak działający moduł w większym systemie IT), mimo rezygnacji z pełnej umowy.

Wprowadzenie takich mechanizmów umożliwia większą kontrolę nad projektem i potencjalnie zmniejsza straty lub przerwy w działaniu w przypadku problemów.

Jeśli jesteś stroną zamawiającą lub wykonawcą w kontekście umów IT, szczególnie w sferze zamówień publicznych, nie pozwól, aby zawiłości prawne stanęły na drodze do sukcesu twojego projektu. Zapraszamy do kontaktu z naszą Kancelarią, której doświadczony zespół pomoże rozwiać wszelkie wątpliwości związane z dobrymi praktykami umów IT.