Decyzja ustalająca stosunek pracy – projekt nowych uprawnień PIP

Rząd opublikował projekt reformy Państwowej Inspekcji Pracy. Jeśli projekt nowych uprawnień PIP wejdzie w życie w obecnym kształcie wyposaży inspektorów w realne narzędzie do administracyjnego ustalania istnienia stosunku pracy. W praktyce oznacza to, że inspektor będzie mógł wydać decyzję, która zadziała natychmiast jak umowa o pracę w bieżących rozliczeniach z urzędem skarbowym i ZUS.

Projekt nowych uprawnień PIP – kluczowe obszary

Projekt Ustawy o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw widnieje w rządowym wykazie prac pod numerem UD283, a Resort Rodziny potwierdza kierunek zmian w oficjalnych komunikatach. To nie jest jeszcze obowiązujące prawo, ale to już nie jest publicystyczna zapowiedź, mamy tekst projektu i początek procesu konsultacji. Oto cztery najistotniejsze dla HR i biznesu obszary.

1. Decyzją ustalającą stosunek pracy

W decyzji tej inspektor ma wskazać elementy konstrukcyjne zatrudnienia, w tym rodzaj umowy o pracę, datę jej zawarcia i rozpoczęcia pracy, rodzaj pracy, miejsce wykonywania pracy, wymiar czasu pracy oraz wynagrodzenie. Jeżeli z materiału dowodowego nie da się ustalić płacy, decyzja ma wskazywać wynagrodzenie minimalne. To zamyka spór o to „co właściwie strony uzgodniły” i przenosi ciężar dowodowy na etap odwoławczy. Takie ujęcie wynika wprost z projektu, który opisuje wymagane elementy rozstrzygnięcia i zasady zastępczego ustalenia wynagrodzenia.

2. Decyzja ma być wykonana natychmiast

Zostanie wykonana od razu w zakresie skutków prawa pracy i bieżących danin od dnia wydania. Konieczna będzie zmiana kwalifikacji umowy na reżim pracowniczy bez czekania na finał sporu, przy jednoczesnym wstrzymaniu wykonania w części dotyczącej podatków i ubezpieczeń społecznych za okresy sprzed decyzji do upływu terminu na odwołanie. Jeśli jednak odwołanie zostanie wniesione, wstrzymanie będzie obowiązywać do prawomocnego orzeczenia sądu. Ten zabieg legislacyjny ma jednocześnie zabezpieczyć pracownika i nie przesądzać o pełnych rozliczeniach wstecz, które pozostaną pod kontrolą sądu.

3. Projekt porządkuje tryb i terminy odwoławcze

Zasadą pozostaje siedmiodniowy termin na wniesienie odwołania od decyzji inspektora PIP. W sprawach „ustalenia stosunku pracy” środek zaskarżenia trafia do Głównego Inspektora Pracy, który ma trzydzieści dni na rozpoznanie. Następnie otwiera się droga sądowa w odrębnym trybie KPC, projektowanym właśnie pod tego typu decyzje. W praktyce HR oznacza to bardzo krótki czas na zebranie dowodów, przygotowanie argumentów i złożenie środka.

4. Część rozstrzygnięć inspektor będzie mógł komunikować ustnie

W branży budowlanej część rozstrzygnięć inspektor będzie mógł komunikować ustnie lub w formie wpisu do dziennika budowy, jeżeli uchybienia da się usunąć w trakcie kontroli. To wymaga bardzo praktycznych procedur na placu budowy, np. tego kto odbiera ustne polecenie, kto dokumentuje wykonanie, jak archiwizuje się wpis, jak szybko potwierdza się realizację.

Wskazuje się na możliwy horyzont stosowania przepisów od 2026 r., co oczywiście zależy od tempa prac i ostatecznej treści ustawy.

Trzy scenariusze

Z perspektywy compliance w HR kluczem jest przygotowanie organizacji na trzy scenariusze.

1. Szybka weryfikacja form współpracy tam, gdzie B2B lub umowa zlecenie jest blisko cech charakterystycznych dla etatu pracowniczego. Warto zatem sprawdzić realne podporządkowanie, stałe godziny i miejsce, narzędzia pracodawcy, osobiste świadczenie, ciągłość zadań.

2. Gotowość operacyjna na wypadek decyzji ustalającej, np. opracowanie procedur poprawnej ewidencji czasu pracy, zasad udzielania urlopu, przegląd BHP, zgłoszenia do ZUS i aktualizacja list płac. Z uwagi na krótkie terminy wszystko musi zadziałać od razu, ponieważ odwołanie nie wstrzymuje skutków prawa pracy ani bieżących rozliczeń.

3. Ścieżka odwoławcza, czyli możliwość pozyskania w odpowiednim czasie listy dowodów, jasny łańcuch decyzyjny, upoważnienia i wzory pism, tak aby siedem dni nie było barierą.

   
   

Na koniec ważne zastrzeżenie metodologiczne: nadal jest to projekt nowych uprawnień PIP. HR powinien jednak już teraz wykorzystać czas na audyt ryzyk i domknięcie luk w dokumentacji, a także na stworzenie realnych, zrozumiałych dla menedżerów procedur na sytuacje kontroli PIP i decyzji w sprawie stosunku pracy. Dlatego proponujemy naszym Klientom wsparcie dwuetapowe:

1. Szybki audyt obejmujący statusy zatrudnienia i procesy, a następnie

2. Szkolenie operacyjne zespołów HR, kadr i kierowników tak, aby w dniu wejścia przepisów w życie organizacja nie uczyła się na własnych błędach.