Piotr Nawrot
- 22 kwi

Projekt ustawy o ochronie sygnalistów – jakie obowiązki już niedługo spadną na pracodawców?

Rada Ministrów na początku kwietnia bieżącego roku przyjęła projekt ustawy o ochronie sygnalistów. Projekt dotyczy ochrony osób, które pracują w sektorze prywatnym lub publicznym i zgłaszają naruszenia prawa w kontekście związanym z pracą. Nowe rozwiązania dostosowują polskie prawo do przepisów Unii Europejskiej. Po długim procesie legislacyjnym wszystko wskazuje na to, że już niedługo ustawa zostanie uchwalona, co wiązać się będzie z koniecznością podjęcia przez pracodawców konkretnych działań mających na celu wdrożenie w życie przepisów ustawy.

Kto może być sygnalistą?

Sygnalistą mogą być osoby zgłaszające naruszenie prawa niezależnie od podstawy i formy świadczenia pracy lub pełnienia służby. Może to być zatem umowa o pracę, umowa cywilnoprawna, prowadzenie działalności gospodarczej przez osobę fizyczną, kontrakt menedżerski, wolontariat, staż, praktyka czy służba wojskowa. Sygnalistami mogą być również wykonawcy, podwykonawcy, czy też dostawcy oraz inne osoby, które zgłaszają informacje o naruszeniach w kontekście związanym z pracą.

Jakie podmioty zostaną obarczone obowiązkami wynikającymi z ustawy o ochronie sygnalistów?

W projekcie przewidziany został obowiązek wdrożenia przez podmioty prawne (w tym pracodawców) wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń. Obowiązek ten dotyczy podmiotów prawnych, które zatrudniają co najmniej 50 osób. Ustawodawca wskazał przy tym, iż podmioty prawne, na których rzecz pracę zarobkową wykonuje mniej niż 50 osób, mogą (a nie muszą) ustalić procedurę zgłoszeń wewnętrznych. Do wspomnianej liczby 50 osób zalicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia. Próg 50 osób nie ma jednak zastosowania do podmiotu prawnego wykonującego działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska. Ustawodawca określił również próg warunkujący zastosowanie przepisów rozdziału dotyczącego zgłoszeń wewnętrznych ustawy o ochronie sygnalistów do jednostek organizacyjnych gminy lub powiatu. Wskazał, że przepisów wspomnianego rozdziału nie stosuje się do jednostek organizacyjnych gminy lub powiatu liczących mniej niż 10 000 mieszkańców. Jednakże w tym przypadku ustawodawca również przewidział możliwość ustalenia procedury zgłoszeń wewnętrznych przez jednostki organizacyjne gminy lub powiatu liczące mniej niż 10 000 mieszkańców. Podmiotami zobowiązanymi do wdrożenia procedur wynikających z ustawy o ochronie sygnalistów będą również podmioty publiczne w rozumieniu art. 3 ustawy z dnia 11 sierpnia 2021 r. o otwartych danych i ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego.

Jakie obowiązki spadną na podmioty, których dotyczyć będzie ustawa o ochronie sygnalistów?

Podmioty prawne spełniające kryteria wskazane powyżej zobowiązane są do ustalenia wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Wspomniana procedura musi zostać ustalona po konsultacjach z:

zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi, jeżeli w podmiocie prawnym działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, albo
przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, wyłonionymi w trybie przyjętym w podmiocie prawnym, jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa.

Ustawodawca przewidział, iż konsultacje te powinny trwać nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od dnia przedstawienia przez podmiot prawny projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych. Jednocześnie przewidziany został termin, po którym wspomniana procedura wchodzi w życie – wynosi on 7 dni od dnia podania procedury zgłoszeń do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w podmiocie prywatnym.

Podmioty prywatne zobowiązane są do określenia w procedurze zgłoszeń wewnętrznych wszystkich wymaganych przez ustawę elementów. Chodzi tu przede wszystkim o wskazanie odpowiedniej jednostki, osoby, bądź podmiotu zewnętrznego upoważnionego do przyjmowania zgłoszeń, ustalenia sposobu przekazywania zgłoszeń przez sygnalistę, wyznaczenie bezstronnej jednostki lub osoby do podejmowania działań następczych, czy utworzenie trybu postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo. Poza wymienionymi elementami oraz pozostałymi wymogami obligatoryjnymi, ustawodawca przewidział również przykładowe dodatkowe, fakultatywne elementy procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Ponadto podmioty prywatne zobowiązane są do zapewnienia możliwości dokonania zgłoszeń w formie ustnej oraz pisemnej. Zgłoszenie ustne może zostać dokonane telefoniczne lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Sygnalista może dokonać zgłoszenia ustnego również za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej lub innego nagrywanego systemu komunikacji głosowej. Wówczas takie zgłoszenie dokumentowane jest w formie protokołu rozmowy. Dodatkowo na wniosek sygnalisty, zgłoszenie ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania. W takim przypadku, zgłoszenie, za zgodą sygnalisty, dokumentowane jest w formie nagrania rozmowy lub protokołu spotkania. Co do zgłoszenia pisemnego natomiast, może ono zostać dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej.

Do pozostałych obowiązków podmiotu prawnego należy:

- zapewnienie anonimowości i poufności zgłoszeń;

- ochrona sygnalistów przed wszelkimi formami odwetu, w tym przed zwolnieniem, degradacją, dyskryminacją, czy niesprawiedliwym traktowaniem w miejscu pracy;

- prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych, w którym zamieszczane będą dane dotyczące m.in. przedmiotu zgłoszenia czy danych sygnalisty. Dane osobowe oraz pozostałe informacje zamieszczone w rejestrze powinny być przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Odpowiedzialność za działania niezgodne z ustawą o ochronie sygnalistów

Za określone zachowania sprzeczne ze wskazanymi powyżej wymogami ustawy o ochronie sygnalistów ustawodawca przewidział określoną odpowiedzialność. W przypadku działań odwetowych wobec sygnalisty ma on prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa GUS lub prawo do zadośćuczynienia. Jednocześnie należy pamiętać o przepisach regulujących odpowiedzialność karną za zachowania polegające m.in. na ujawnieniu tożsamości sygnalisty wbrew przepisom ustawy, podejmowaniu działań odwetowych wobec sygnalisty, czy też braku ustanowienia procedury zgłoszeń wewnętrznych lub ustanowieniu jej z istotnym naruszeniem wynikających z ustawy wymogów.

Kancelaria DCLAW gotowa jest już teraz wesprzeć Państwa w rozpoczęciu przygotowań organizacji do obowiązków wynikających z ustawy o sygnalistach. Nasza wiedza i szerokie doświadczenie m.in. w prawie pracy, ochronie danych osobowych i obsłudze dużych przedsiębiorców i organizacji, w tym jednostek sektora publicznego, pozwoli przeprowadzić m.in.:

Konsultacje i Audyt: Przeprowadzamy szczegółowy audyt w Państwa firmie, aby ocenić potrzebne zmiany i dostosować działania do nowych wymagań prawnych.
Przygotowanie Procedur: Tworzymy i wdrażamy skuteczne procedury zgłaszania naruszeń, zapewniając bezpieczeństwo i poufność sygnalistów.
Szkolenia dla Pracowników: Organizujemy szkolenia dla pracowników, aby zrozumieli nowe przepisy i procedury zgłaszania naruszeń.
Wsparcie Prawne dla Sygnalistów: Oferujemy pomoc prawną dla osób zgłaszających naruszenia, zapewniając im ochronę i wsparcie.
Zapewnienie Zgodności z Ustawą: Doradzamy w zakresie zapewnienia zgodności z wymogami ustawy, minimalizując ryzyko prawne dla Państwa firmy.