E-Doręczenia - obowiązek korzystania – kolejne przesunięcie terminu

Zgodnie z harmonogramem, od 10 grudnia 2023 r. miał zacząć obowiązywać wymóg korzystania z doręczeń elektronicznych przez poszczególne podmioty (m.in. radców prawnych, adwokatów, notariuszy oraz podmioty publiczne). Jednak samorządy już od kilku tygodni apelowały, że system nie jest gotowy i nadal wiele kwestii praktycznych pozostaje nierozwiązanych. Po konsultacjach Ministerstwa Cyfryzacji zdecydowano o przesunięciu terminu wejścia w życie obowiązku co najmniej do dnia 30 grudnia 2023 r.

Przesunięcie ma być dwuetapowe, najpierw komunikatem Ministra – do 30 grudnia 2023 r., a następnie nowelizacją ustawy o doręczeniach elektronicznych – do 31 grudnia 2024 r. Ustawa o doręczeniach elektronicznych przewiduje maksymalną datę, kiedy musi nastąpić wejście w życie obowiązku korzystania z e-Doręczeń na dzień 1 stycznia 2024 r., a zatem bez zmiany przepisów Minister Cyfryzacji nie może dokonać dłuższego przesunięcia daty wdrożenia. Wobec tego przygotowano również projekt ustawy, który zawiera propozycje zmiany maksymalnego terminu z dnia 1 stycznia 2024 r. na dzień 1 stycznia 2025 r.

Czym są e-Doręczenia?

System e-Doręczeń to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru, który ma być równoważny tradycyjnej przesyłce poleconej za potwierdzeniem odbioru. Docelowo wszystkie podmioty publiczne, przedsiębiorcy i zawody zaufania publicznego mają mieć adres do doręczeń elektronicznych i prowadzić korespondencję w ten sposób. Samo założenie i korzystanie ze skrzynki e-Doręczeń jest bezpłatne. Są usługą zaufania świadczoną na podstawie rozporządzenia eIDAS i norm ETSI. Docelowo zastąpią korespondencję na Elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej (ePUAP).

Kogo ma dotyczyć obowiązek e-doręczeń?

Do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych zobowiązane będą:

1. podmioty publiczne (np. ZUS, KRUS, NFZ);

2. zawody zaufania publicznego: adwokat, radca prawny, doradca podatkowy, doradca restrukturyzacyjny, rzecznik patentowy, notariusz, pod warunkiem wykonywania zawodu, jak również radca Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej wykonujący czynności służbowe;

3. przedsiębiorcy: podmioty wpisane do KRS oraz podmioty wpisane do CEIDG.

Przy czym dla poszczególnych grup, przewidziano odrębne terminy obowiązku stosowania e-doręczeń. Pierwsza grupa, której dotyczy obowiązek, miała zostać nim objęta właśnie od 10 grudnia 2023 r. – jednak jak wskazano wyżej, data ta została przesunięta przynajmniej do 31 grudnia 2023 r. W miarę dalszej pracy nad systemem okaże się, czy obecnie planowane terminy zostaną zachowane.

Trzy różne systemy dla pełnomocników

W konsekwencji obowiązek e-komunikacji oznacza dla adwokatów czy radców prawnych działanie w odrębnych trzech systemach – w zależności od rodzaju postępowania:

1. Do kontaktu z administracją i z organami podatkowymi ma służyć właśnie system e-Doręczenia. Na adres do doręczeń elektronicznych obligatoryjnie wpisany do BAE doręczana powinna być wyłącznie korespondencja związana z wykonywaniem zawodu lub czynności służbowych albo z prowadzeniem działalności gospodarczej;

2. Z kolei w procedurze cywilnej funkcjonują doręczenia za pośrednictwem Portalu Informacyjnego. Przy czym aktualnie działają one na podstawie tzw. przepisów covidowych, jednak od 14 marca 2024 r. wchodzi w życie przepis art. 1311a k.p.c., zgodnie z którym profesjonalni pełnomocnicy muszą mieć zarejestrowane konto na Portalu Informacyjnym. Dodatkowo doręczenia przez Portal Informacyjny zostaną również rozszerzone na postępowanie karne. Nadal jednak będzie to komunikacja jednostronna i nie będzie możliwości składania tą drogą pism do Sądu.;

3. Zaś w przypadku postępowania przed sądami administracyjnymi – skuteczne jest doręczanie na elektroniczną skrzynkę podawczą. Tutaj komunikacja może odbywać się dwustronnie, tj. pisma sądowi administracyjnemu można doręczać na skrzynkę podawczą, jak i w drugą stronę – sąd administracyjny też doręcza w ten sposób.

Chaos i wątpliwości

Obecnie jednak obowiązek e-Doręczeń dostarcza wiele wątpliwości. Przykładowo, zgodnie z art. 41 ust. 2 ustawy o doręczeniach elektronicznych przez „odebranie dokumentu elektronicznego” rozumie się każde działanie adresata posiadającego adres do doręczeń elektronicznych, powodujące, że adresat dysponuje dokumentem, który wpłynął na ten adres, i może zapoznać się z treścią odebranego dokumentu. Z kolei przez „wpłynięcie dokumentu elektronicznego” rozumie się zaistnienie warunków technicznych umożliwiających adresatowi odebranie doręczanego dokumentu. Takie uregulowanie jest niejasne i wymaga doprecyzowania. Aktualnie można przyjąć, że samo zalogowanie się powoduje wystawienie dowodu doręczenia. Dodatkowo, w praktyce również nie jest, wiadomo, w jaki sposób równoległe stosować nowe doręczenia oraz usługi platformy ePUAP. Brak tutaj odpowiednich przepisów proceduralnych do nowego rodzaju doręczeń.

W konsekwencji obecnie trudno zaprzeczyć pojawiającym się głosom, że system jest nieprzygotowany. Samorządy słusznie sygnalizowały, że po stronie rządowej potrzebna jest aktywizacja działań – by przygotować system do funkcjonowania. Po wczorajszych konsultacjach ustalono, że operator wdroży również nowe funkcjonalności, które mają zapewnić sprawniejszą obsługę korespondencji.