Nowelizacja KPC z 5 sierpnia 2025 r. Co się zmieni i kiedy?

Podpisana 21 sierpnia 2025 r. nowelizacja Kodeksu postępowania cywilnego czeka już na publikację w Dzienniku Ustaw. Kluczowe zmiany porządkują doręczenia elektroniczne, otwierają drogę do pełniejszej elektronizacji środków zaskarżenia i wzmacniają rolę mediacji. Co dokładnie wejdzie w życie, w jakich terminach i jakie będą praktyczne konsekwencje tych zmian?

Nowelizacja KPC - kluczowe daty i porządek zmian

Już po 14 dniach od ogłoszenia przestaną obowiązywać przepisy o automatycznym zwrocie pism zawodowych pełnomocników z powodu braków formalnych bez wzywania (poprzez uchylenie całego art. 130^1a kpc). Dodatkowo, łatwiej będzie zakończyć spór na posiedzeniu zdalnym. Jeśli podpisanie ugody jest niemożliwe, sąd odnotuje przyczynę w protokole, co otworzy drogę do ugód online. Uproszczona zostanie też mediacja, a możliwe stanie się opatrzenie protokołu i ugody kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Sam referendarz zyska szersze kompetencje w kierowaniu do mediacji i organizacji tego etapu.

1 marca 2026 r.

To data wejścia w życie zasadniczej części reformy. Rozpocznie się nowy rozdział dotyczący wnoszenia pism przez Portal Informacyjny Sądów Powszechnych. Dla zawodowych pełnomocników, Prokuratorii Generalnej i prokuratora oznacza to możliwość elektronicznego wnoszenia m.in. apelacji, zażaleń, wniosków o uzasadnienie, czy wniosków o nadanie klauzuli wykonalności (z przewidzianymi wyjątkami).

A co jeśli załącznika nie da się wnieść przez portal? Można dostarczyć go tradycyjnie w ciągu 3 dni od złożenia pisma. W razie awarii portalu po stronie sądu w dniu upływu terminu wolno również wnieść pismo w najbliższy dzień roboczy po przywróceniu dostępności, pod warunkiem uprawdopodobnienia przeszkody. Co równie istotne, błędny wybór kanału, np. złożenie pisma w wersji papierowej, gdy przepis wymaga użycia portalu, oznacza brak skutków procesowych. Pisma do Sądu Najwyższego są z tej ścieżki wyłączone.

1 czerwca 2026 r.

Doprecyzowane zostaną oświadczenia o wyborze doręczeń przez portal. Będą one składane w portalu i opatrywane podpisem kwalifikowanym, zaufanym lub osobistym, a rezygnacja będzie miała ściśle określony skutek.

1 marca 2027 r.

To ostatnia z kluczowych dat, kiedy po rocznym okresie fakultatywnym, adwokaci i radcowie prawni będą musieli wnosić apelacje i zażalenia elektronicznie przez portal.

Elektronizacja w praktyce: podpisy, pełnomocnictwa, poświadczenia

Nowelizacja KPC z 5 sierpnia 2025 r. porządkuje standard podpisów pod pismami i pełnomocnictwami elektronicznymi. Kwalifikowany, zaufany lub osobisty – te trzy typy podpisów staną się codziennością przy pismach wnoszonych elektronicznie (u prokuratora dopuszczono podpis zaawansowany, wydawany przez jednostki prokuratury). Pełnomocnictwo w postaci elektronicznej także będzie wymagało jednego z tych podpisów, a pełnomocnik będzie mógł elektronicznie poświadczać odpisy dokumentów bezpośrednio w systemie lub portalu. Takie poświadczenie zyska moc dokumentu urzędowego.

Jednocześnie przepisy porządkują kwestię oryginałów papierowych. Jeżeli są one niezbędne, składa się je w sądzie z pominięciem portalu w ciągu 3 dni roboczych.

Doręczenia i wymiana pism

Nowelizacja KPC potwierdza, że przy braku potwierdzenia odbioru w doręczeniach elektronicznych, pismo uważa się za doręczone po 14 dniach od umieszczenia w systemie lub w portalu informacyjnym. Dla pełnomocników monitorowanie konta w portalu stanie się więc niemal codziennym obowiązkiem. Po stronie adwokatów oraz radców prawnych pojawia się też możliwość wzajemnego doręczania sobie odpisów pism z załącznikami za pośrednictwem portalu i uzyskiwania elektronicznego potwierdzenia przekazania, z kilkoma istotnymi wyjątkami wskazanymi w przepisach.

Mediacja szybciej i prościej?

Ustawodawca wzmacnia mediację zarówno technicznie (e-podpis na protokole i ugodzie), jak i organizacyjnie (większa rola referendarza). Wyłączenia dotyczą postępowania upominawczego, elektronicznego postępowania upominawczego i nakazowego (do czasu wniesienia sprzeciwu lub zarzutów). W praktyce warto z wyprzedzeniem przygotować warianty ugodowe, urealnić roszczenia i zebrać materiał, który pozwoli zamknąć spór na akceptowalnych warunkach.

Czy nowelizacja KPC z 5 sierpnia 2025 r. właśnie kończy epokę „papierowych” nawyków, a zaczyna procedurę naprawdę cyfrową? Zapewne okaże się z czasem, jednak wiąże się ona z realnymi konsekwencjami za niewłaściwy tryb i realnymi korzyściami dla tych, którzy odpowiednio przygotują się na zmiany. Kto wdroży podpisy, obieg dokumentów i nawyk stałego monitorowania portalu tylko zyska. To więc dobry moment, by uporządkować wewnętrzne standardy i wejść w kolejny rok z przewagą, a nie z zaległościami.