- Marta Daćków
Praca zdalna w Kodeksie pracy – o jakich obowiązkach musi pamiętać pracodawca?
Kiedy wybuchła pandemia COVID-19, coraz więcej pracodawców zaczęło podejmować decyzję o „wysłaniu” swoich pracowników na pracę zdalną. Początek tych decyzji sięga mniej więcej marca 2020 r., kiedy to praca zdalna wcale nie była tak popularna jak dzisiaj.
Choć wtedy wielu pracodawców broniło się przed takim rozwiązaniem, dziś model ten jest zupełnie normalny i standardowy w wielu firmach. Co więcej, okazuje się, że praca „z domu” w wielu przypadkach przynosi same korzyści. Począwszy od zwiększenia wydajności pracy zatrudnionych pracowników po redukcję kosztów pracodawcy.
Skoro praca zdalna stała się niejako codziennością wielu zatrudnionych osób, zaszła potrzeba jej prawnego uregulowania w Kodeksie pracy. Tak też się stało. Kodeks pracy został znowelizowany i rozszerzony o dodatkowy, całkiem nowy rozdział dotyczący właśnie pracy zdalnej. W dzisiejszym artykule chcielibyśmy przybliżyć najważniejsze obowiązki, jakie spoczywają na pracodawcach w związku z wejściem życie nowych przepisów o pracy zdalnej.
Definicja pracy zdalnej
Praca zdalna to taka, która może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Uzgodnienia dotyczące pracy zdalnej pomiędzy pracodawcą a pracownikiem mogą być poczynionego zarówno przy zawieraniu umowy o pracę jak i już w trakcie zatrudnienia.
Może zdarzyć się przecież tak, że początkowo pracownik nie będzie chciał wykonywać pracy zdalnie (wykluczając oczywiście sytuację, w której taki model pracy wynikałby z polecenia pracodawcy), jednak po paru miesiącach postanowi np. wyprowadzić się na drugi koniec Polski. Nowe przepisy umożliwiają wówczas pracownikowi złożenie stosownego wniosku w postaci papierowej lub elektronicznej.
Kiedy pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej?
Są także określone sytuacje, kiedy to pracodawca ma prawo polecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej. Możliwe jest to w dwóch przypadkach.
Po pierwsze — w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu;
Po drugie — w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.
Z tym zastrzeżeniem, że pracownik bezpośrednio przed wydaniem polecenia wykonywania pracy w formie zdalnej powinien złożyć oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy w tej formie.
Praca zdalna? Konieczne jest porozumienie lub regulamin
Zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową. Możliwe jest także określenie zasad wykonywania pracy zdalnej w regulaminie.
Co należy zawrzeć w porozumieniu lub regulaminie?
Pracodawca, chcąc zatrudnić pracownika pracującego w trybie pracy zdalnej, musi pamiętać, aby czy to w porozumieniu, czy w regulaminie określić:
Grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
Zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej;
Zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego, lub ryczałtu;
Zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
Zasady kontroli wykonywania pracy w tej formie;
Zasady kontroli w zakresie BHP oraz bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
Zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.
Praca zdalna — jakie jeszcze obowiązki ma pracodawca?
Oprócz powyżej wskazanych obowiązków pracodawca zobowiązany jest także do:
Dostarczenie sprzętu i materiałów — pracodawca musi zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalnie wszystkie narzędzia i materiały, które są mu potrzebne do pracy. Mowa m.in. o urządzeniach technicznych, takich jak komputer czy telefon;
Instalacji i serwis sprzętu — pracodawca powinien zadbać o instalację, serwisowanie i naprawę tych narzędzi, albo zwrócić pracownikowi koszty z tym związane. Do tego należą także koszty prądu i usług internetowych lub telefonicznych, które pracownik potrzebuje do pracy;
Zwrotu innych kosztów — jeśli w umowie pracy lub innym dokumencie jest to zapisane, pracodawca powinien też pokryć inne koszty związane z pracą zdalną, które nie są wymienione w punkcie powyżej;
Zapewnienia szkoleń i pomocy technicznej — pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalnie odpowiednie szkolenia i wsparcie techniczne, aby mógł efektywnie pracować;
Pracodawca i pracownik mogą oczywiście ustalić zasady używania narzędzi pracy, które nie są dostarczane przez pracodawcę, ale są potrzebne do pracy zdalnej. Jeśli pracownik używa własnych narzędzi, przysługuje mu wówczas ekwiwalent pieniężny, czyli dodatkowa zapłata za ich używanie. Pracodawca może też, zamiast zwracać konkretne koszty, wypłacić pracownikowi ryczałt, czyli stałą kwotę, która ma pokryć przewidywane wydatki związane z pracą zdalną. Przy ustalaniu wysokości tej dodatkowej zapłaty bierze się pod uwagę, m.in. ile pracownik zużywa materiałów, jaka jest ich cena na rynku, koszty prądu i usług internetowych.
Podsumowanie
Podsumowując, pracodawcy powinni zwrócić szczególną uwagę na spełnienie wymagań Kodeksu pracy dotyczących pracy zdalnej. Kluczowe aspekty obejmują dostarczanie niezbędnych narzędzi i materiałów, pokrywanie kosztów związanych z ich instalacją, serwisem oraz eksploatacją, a także zapewnianie szkoleń i wsparcia technicznego dla pracowników. Warto również pamiętać o konieczności zawarcia porozumienia lub regulaminu, które szczegółowo określą zasady pracy zdalnej, w tym m.in. pokrywanie kosztów, zasady komunikacji, kontroli pracy oraz bezpieczeństwa danych. Należy także zaznaczyć, że wprowadzenie pracy zdalnej wymaga zmiany dokumentacji dot. RODO.
Jak widać, obowiązków pracodawców związanych z pracą zdalną jest wiele, a sam temat pracy zdalnej wzbudza sporo kontrowersji m.in. w kontekście tego kto MUSI pracować zdalnie. Szerzej ten temat opiszemy w kolejnym wpisie na naszym blogu!
Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące pracy zdalnej i jej regulacji w Kodeksie pracy — nasi eksperci są gotowi udzielić Ci wsparcia i porady, abyś mógł z łatwością dostosować się do tych przepisów i skutecznie zarządzać pracą zdalną w swoim przedsiębiorstwie. Zapraszamy do kontaktu!
