Zakaz konkurencji w umowie z pracownikiem i współpracownikiem

Zakaz konkurencji jest jednym z najczęściej stosowanych narzędzi ochrony interesów firmy. Przedsiębiorcy chcą zabezpieczyć swoją bazę klientów, know how, informacje handlowe, strategie sprzedażowe, technologie, cenniki, modele współpracy i relacje biznesowe. W praktyce zakaz konkurencji pojawia się zarówno w umowach o pracę, jak i w umowach B2B, kontraktach menedżerskich, umowach zlecenia, umowach o świadczenie usług oraz umowach z członkami zarządu.

Nie każdy zakaz konkurencji jest jednak skuteczny. Zbyt ogólny, zbyt szeroki albo nieproporcjonalny zakaz może stać się źródłem sporu zamiast realnego zabezpieczenia. Z kolei brak zakazu konkurencji w kluczowych relacjach może narazić firmę na utratę klientów, pracowników, informacji poufnych i przewagi rynkowej.

Dlatego zakaz konkurencji warto przygotować świadomie, z uwzględnieniem rodzaju umowy, stanowiska danej osoby, realnych ryzyk biznesowych oraz przepisów prawa pracy, prawa cywilnego i prawa konkurencji.

Czym jest zakaz konkurencji?

Zakaz konkurencji to zobowiązanie, na podstawie którego pracownik albo współpracownik nie powinien podejmować działalności konkurencyjnej wobec firmy. Może to oznaczać zakaz pracy dla konkurenta, świadczenia usług na rzecz konkurenta, prowadzenia własnej działalności konkurencyjnej, udziału w konkurencyjnym przedsięwzięciu albo pozyskiwania klientów firmy dla innego podmiotu.

Zakaz konkurencji nie powinien być jednak formułowany przypadkowo. Firma powinna jasno określić, jaka działalność jest uznawana za konkurencyjną, jakiego rynku dotyczy zakaz, przez jaki czas obowiązuje, czy obejmuje określone terytorium, jakie są konsekwencje naruszenia i czy osoba objęta zakazem otrzymuje z tego tytułu wynagrodzenie albo odszkodowanie.

Im bardziej precyzyjny jest zakaz konkurencji, tym mniejsze ryzyko sporu o jego znaczenie.

Zakaz konkurencji w umowie o pracę

W przypadku pracowników zakaz konkurencji jest uregulowany w Kodeksie pracy. Pracodawca może zawrzeć z pracownikiem odrębną umowę o zakazie konkurencji. Może ona dotyczyć okresu trwania zatrudnienia albo okresu po ustaniu stosunku pracy.

Zakaz konkurencji w czasie trwania stosunku pracy ma chronić pracodawcę przed sytuacją, w której pracownik jednocześnie wykonuje obowiązki dla firmy i prowadzi działalność konkurencyjną albo świadczy pracę na rzecz konkurenta.

W praktyce taki zakaz ma szczególne znaczenie przy stanowiskach sprzedażowych, menedżerskich, technologicznych, finansowych, projektowych, doradczych i wszędzie tam, gdzie pracownik ma dostęp do informacji istotnych dla działalności firmy.

Warto jednak pamiętać, że zakaz konkurencji nie powinien zastępować dobrze przygotowanych zasad poufności. To dwa różne instrumenty. Zakaz konkurencji ogranicza określoną aktywność rynkową pracownika. Poufność dotyczy ochrony informacji, które pracownik pozyskał w związku z zatrudnieniem.

Zakaz konkurencji po ustaniu zatrudnienia

Zakaz konkurencji po ustaniu stosunku pracy jest bardziej wrażliwy prawnie i biznesowo. Ogranicza bowiem aktywność zawodową byłego pracownika już po zakończeniu współpracy z firmą. Taki zakaz może być stosowany wobec pracownika, który miał dostęp do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Nie powinno się więc automatycznie wpisywać zakazu konkurencji po ustaniu zatrudnienia do każdej umowy. Trzeba najpierw odpowiedzieć na pytanie, czy dana osoba rzeczywiście ma dostęp do informacji, które uzasadniają takie ograniczenie.

W umowie należy wskazać czas obowiązywania zakazu oraz wysokość odszkodowania należnego pracownikowi. Odszkodowanie za zakaz konkurencji po ustaniu stosunku pracy nie może być niższe niż ustawowe minimum.

W praktyce błędem jest wpisywanie długiego zakazu konkurencji bez realnej analizy, czy firma będzie chciała i mogła finansować taki zakaz. Jeżeli pracodawca chce ograniczać aktywność zawodową byłego pracownika, musi liczyć się z kosztem takiego zabezpieczenia.

Zakaz konkurencji B2B

Zakaz konkurencji B2B wygląda inaczej niż zakaz konkurencji w umowie o pracę. Współpracownik prowadzący działalność gospodarczą nie jest pracownikiem, a podstawą współpracy jest umowa cywilnoprawna. W relacjach B2B strony mają większą swobodę w ustalaniu zasad współpracy. Nie oznacza to jednak pełnej dowolności. Zakaz konkurencji powinien być racjonalny, proporcjonalny i dostosowany do konkretnej relacji biznesowej.

W umowie B2B szczególnie ważne jest precyzyjne określenie, czego współpracownik nie może robić. Inaczej będzie wyglądał zakaz konkurencji dla programisty, inaczej dla handlowca, inaczej dla konsultanta, a jeszcze inaczej dla osoby zarządzającej projektem albo obsługującej strategicznych klientów.

Zakaz konkurencji w czasie współpracy i po jej zakończeniu

W umowach B2B należy odróżnić zakaz konkurencji obowiązujący w czasie współpracy od zakazu konkurencji po jej zakończeniu. Zakaz konkurencji w czasie współpracy jest zwykle łatwiejszy do uzasadnienia. Jeżeli współpracownik wykonuje usługi dla firmy, ma dostęp do klientów, dokumentów, planów sprzedażowych albo strategii, firma może oczekiwać, że nie będzie jednocześnie działał na rzecz bezpośredniej konkurencji w sposób zagrażający jej interesom.

Zakaz konkurencji po zakończeniu współpracy wymaga większej ostrożności. Powinien być ograniczony czasowo, rzeczowo i terytorialnie, jeżeli terytorium ma znaczenie w danej branży. Warto także rozważyć, czy powinien być odpłatny.

Nie w każdej umowie B2B konieczny jest szeroki zakaz po zakończeniu współpracy. Czasem lepszym rozwiązaniem jest mocna klauzula poufności, zakaz pozyskiwania klientów, zakaz przejmowania pracowników albo zakaz wykorzystywania materiałów i danych firmy.

Zakaz konkurencji a kara umowna

W umowach B2B zakaz konkurencji często zabezpiecza się karą umowną. Kara umowna ma ułatwić dochodzenie roszczeń w razie naruszenia zakazu, ponieważ firma nie musi w każdym przypadku szczegółowo wykazywać wysokości szkody. Nie oznacza to jednak, że kara umowna może być dowolna. Jeżeli jest rażąco wygórowana, może zostać zakwestionowana w sporze sądowym. Dlatego jej wysokość powinna odpowiadać charakterowi współpracy, wartości kontraktu, skali potencjalnej szkody i znaczeniu informacji, do których współpracownik miał dostęp.

Warto również określić, czy zapłata kary umownej wyłącza możliwość dochodzenia odszkodowania przewyższającego jej wysokość. Brak takiego postanowienia może w praktyce ograniczyć ochronę firmy.

W umowach o pracę trzeba być ostrożnym z karami umownymi, ponieważ odpowiedzialność pracownika podlega szczególnym zasadom prawa pracy. Mechanizmy znane z umów B2B nie zawsze można przenieść do umowy pracowniczej.

Zakaz konkurencji a poufność

Zakaz konkurencji i poufność często występują razem, ale nie są tym samym. Poufność chroni informacje. Zakaz konkurencji ogranicza określoną działalność. W wielu przypadkach to właśnie dobra klauzula poufności jest najważniejszym zabezpieczeniem interesu firmy. Dlatego przy przygotowywaniu umowy warto łączyć kilka zabezpieczeń. Należy zadbać o poufność, zakaz konkurencji, zakaz pozyskiwania klientów, zakaz przejmowania zespołu, zasady zwrotu dokumentów, ochronę praw autorskich i obowiązek usunięcia danych po zakończeniu współpracy.

Zakaz konkurencji a zakaz pozyskiwania klientów

W wielu firmach większym ryzykiem niż sama działalność konkurencyjna jest przejęcie klientów. Dotyczy to zwłaszcza agencji marketingowych, firm doradczych, kancelarii, biur rachunkowych, software house, firm szkoleniowych, firm handlowych i usług profesjonalnych.

W takiej sytuacji warto rozważyć wprowadzenie zakazu pozyskiwania klientów. Taki zakaz może być bardziej precyzyjny i łatwiejszy do uzasadnienia niż szeroki zakaz konkurencji. Może on obejmować zakaz kontaktowania się z klientami firmy w celu zaoferowania usług konkurencyjnych, zakaz przyjmowania zleceń od określonych klientów, zakaz wykorzystywania bazy kontaktów albo zakaz nakłaniania klientów do rozwiązania umowy z firmą.

Dobrze przygotowany zakaz pozyskiwania klientów powinien wskazywać, jakich klientów dotyczy. Inaczej może być oceniany zakaz dotyczący wszystkich podmiotów na rynku, a inaczej zakaz dotyczący klientów, z którymi dana osoba rzeczywiście pracowała.

Zakaz konkurencji a członek zarządu i menedżer

Szczególnej uwagi wymaga zakaz konkurencji wobec członków zarządu, menedżerów i osób zarządzających kluczowymi obszarami firmy. Takie osoby mają zwykle dostęp do strategicznych informacji, planów finansowych, polityki cenowej, danych klientów, negocjacji, inwestycji, projektów rozwojowych i informacji o zespole. Ryzyko naruszenia interesów firmy jest więc większe niż przy standardowych stanowiskach wykonawczych.

W przypadku menedżerów trzeba jednak dobrze powiązać zakaz konkurencji z podstawą współpracy. Inne rozwiązania będą właściwe przy umowie o pracę, inne przy kontrakcie menedżerskim, inne przy powołaniu do zarządu, a jeszcze inne przy świadczeniu usług w modelu B2B.

Warto także sprawdzić umowę spółki, uchwały organów, regulaminy wewnętrzne i zasady reprezentacji. Zakaz konkurencji powinien być spójny z całą dokumentacją korporacyjną.

Jak przygotować skuteczny zakaz konkurencji?

Przygotowanie zakazu konkurencji warto zacząć od analizy biznesowej. Firma powinna ustalić, co naprawdę chce chronić. Czy chodzi o klientów, technologię, know how, informacje finansowe, zespół, bazę danych, strategię sprzedaży, tajemnicę przedsiębiorstwa czy przewagę na określonym rynku.

Następnie trzeba określić, kto powinien być objęty zakazem. Nie zawsze ten sam dokument powinien dotyczyć wszystkich pracowników i współpracowników. Inne ryzyko tworzy osoba z dostępem do strategicznych danych, a inne osoba wykonująca zadania pomocnicze.

Kolejnym krokiem jest dobranie zakresu zakazu. Powinien on być konkretny, zrozumiały i możliwy do wykonania. Osoba objęta zakazem musi wiedzieć, czego nie może robić.

Warto również ustalić czas obowiązywania zakazu oraz konsekwencje naruszenia. W przypadku pracowników po ustaniu zatrudnienia konieczne jest prawidłowe określenie odszkodowania. W przypadku B2B trzeba rozważyć ekwiwalentność, proporcjonalność i ryzyka związane z prawem konkurencji.

W DCLAW wspieramy przedsiębiorców w przygotowaniu umów z pracownikami, współpracownikami B2B, menedżerami i członkami zarządu. Analizujemy nie tylko treść samego zakazu konkurencji, ale także model współpracy, ryzyka podatkowe i składkowe, poufność, prawa autorskie, odpowiedzialność kontraktową oraz bezpieczeństwo relacji z klientami.