Umowa o zachowanie poufności (NDA) — jaką pełni rolę i dlaczego jest tak ważna?

Umowa o zachowanie poufności, czyli non-disclosure agreement (NDA), jest dokumentem, którego wartość jest częstokroć niedostrzegana. Można ją znaleźć pod różnymi etykietami, takimi jak umowa o poufności, zobowiązanie do nieujawniania czy też właśnie – NDA. Choć na pierwszy rzut oka umowa NDA nie określa ram współpracy pomiędzy stronami, stanowi ona istotne narzędzie ochrony w dzisiejszym środowisku biznesowym.

Dlaczego NDA jest tak ważne?

NDA jest niezbędna jeżeli firma chroni tajemnicę przedsiębiorstwa. O tym, czym jest tajemnica przedsiębiorstwa, możecie przeczytać na naszym blogu [Tajemnica przedsiębiorstwa — co to tak naprawdę oznacza?]. NDA to zatem mechanizm, który w sposób niezależny od skali współpracy, a nawet etapu kontraktowania przyczyni się do nieuprawnionego wykorzystania i rozpowszechniania know-how, baz danych, czy np. warunków handlowych stosowanych w obrocie gospodarczym.

Zachowanie poufności i bezpieczeństwa informacji jest ważne dla ochrony interesów każdej firmy, a przy tym buduje zaufanie klientów i partnerów biznesowych.

Co chroni NDA?

NDA może być dopasowane przedmiotowo do konkretnej transakcji lub ramowo regulować wszystkie możliwe informacje poufne przekazywane w ramach szerszej współpracy. Umowa o zachowaniu poufności może przy tym regulować stosunki nie tylko pomiędzy podmiotami gospodarczymi, ale również wewnątrz organizacji np. w relacjach pomiędzy pracownikami (np. kadrą managerską) a firmą.

Zasadniczo umowa zabezpieczać będzie:

• Informacje handlowe, np. dane na temat procesów sprzedaży i marketingu firmy, takie jak dane o klientach, konkurencji, trendach rynkowych i wynikach sprzedaży;

• Informacje finansowe, np. dane księgowe i finansowe dane dotyczące działalności firmy, w tym bilans, rachunek zysków i strat, przepływy pieniężne oraz inne wskaźniki finansowe;

• Plany i strategie rozwoju firmy, np. dokumenty, które określają cele i kierunki rozwoju firmy, strategie działania, harmonogramy i metody osiągania celów;

• Bazy danych klientów i kontrahentów, np. zestawienia zawierające informacje o klientach, dostawcach i innym interesariuszach firmy. Bazy te mogą zawierać dane kontaktowe, historię transakcji i preferencje klientów;

• Informacje o produktach i usługach, np. specyfikacje produktów i usług oferowanych przez firmę, ich cechy i korzyści, a także wszelkie informacje dotyczące dostępności i cen;

• Know-how, a w tym wiedzę, doświadczenie i wewnętrzne procedury, które firma nabyła w trakcie swojej działalności — tajemnice handlowe, wiedzę techniczną, procesy produkcyjne i wiele innych aspektów, które nadają firmie konkurencyjną przewagę.

Umowa o zachowaniu poufności może również regulować, że pewne informacje przekazywane być nie mogą w ramach współpracy. Prawo ochrony konkurencji zakazuje bowiem wymiany tzw. informacji sensytywnych między konkurentami. Takimi danymi będą np. informacje o cenach oraz inne istotne parametry konkurencji, takie jak produkcja, dostawy, plany marketingowe, czy inwestycje. Ewentualna wymiana takich informacji między konkurentami powinna być ograniczona zapisami NDA, aby ograniczać ryzyko ustalania cen lub podziału rynku, co jest nielegalne.

Elementy umowy NDA

Ważne jest, aby zwrócić uwagę na kilka istotnych aspektów umowy NDA, aby była ona efektywna. Obejmują one:

• Okoliczności zawierania umowy — korzystne jest, aby umowa dokładnie opisywała sytuację, w której jest zawierana, zwykle jest to etap negocjacji przed zawarciem umowy regulującej współpracę stron, jak i cel ujawniania informacji;

• Zakres danych poufnych — umowa powinna wyraźnie zdefiniować, które informacje są uważane za poufne;

• Zakres podmiotowy – umowa powinna regulować, kto jest objęty jej stosowaniem (np. odbiorcy, pełnomocnicy, pracownicy, wszystkie spółki z grupy) oraz powinna precyzyjnie formułować odpowiedzialność odbiorców informacji poufnych za działania osób trzecich przetwarzających informacje na ich rzecz (np. pełnomocnicy, audytorzy, instytucje finansowe);

• Zasady ochrony informacji poufnych — umowa powinna regulować, w jaki sposób informacje poufne mają być przechowywane, przesyłane i dostępne tylko dla upoważnionych osób oraz jak postępować przy zakończeniu współpracy w celu usunięcia otrzymanych informacji poufnych ze swoich zasobów;

• Definicja naruszenia poufności — umowa lub procedury powinny jasno określić, co stanowi naruszenie zobowiązania do poufności. Na przykład, przekazanie informacji poufnej osobom nieuprawnionym lub nieautoryzowane ujawnienie tych informacji może być uznane za naruszenie;

• Okres obowiązywania poufności — umowa musi określić okres, przez który mają obowiązywać warunki poufności, jak i przewidywać mechanizm przedłużenia tego okresu. Czas trwania NDA zależy od wielu czynników, zwykle obejmuje on okres niezbędny do realizacji celów głównej umowy plus ustalony czas po zakończeniu wszelkiej współpracy stron, przy czym równie często umowa NDA trwa tak długo jak dane informacje mają charakter tajemnicy przedsiębiorstwa;

• Skutki naruszenia — umowa powinna wprowadzać wyraźne konsekwencje naruszenia zobowiązania do poufności. Odpowiedzialność może obejmować kary umowne, możliwość rozwiązania umowy podstawowej. Wysokość zastrzeżonych kar umownych powinna być rozsądna i odzwierciedlać rzeczywistą wartość informacji lub potencjalne szkody spowodowane naruszeniem tajemnicy przedsiębiorstwa. Należy bowiem pamiętać o prawie do miarkowania kary. W przypadku kar umownych nie wolno zapominać o zawarciu uprawnienia do odszkodowania, które przewyższa wysokość zastrzeżonych kar;

• Katalog działań wyłączonych spod tajemnicy – umowa może wyłączać odpowiedzialność za ujawnienie informacji, które są ogólnie dostępne i dostępne publicznie. Należy przy tym zawrzeć klauzulę w umowie, która precyzyjnie reguluje postępowanie w przypadku ewentualnego ujawnienia informacji poufnych na podstawie przepisów prawa lub w wyniku postępowania sądowego, lub innego organu, tak aby uprawniony do informacji mógł zachować kontrolę nad procesem ich ujawniania;

• Wybór prawa i jurysdykcji – są to bardzo istotne a przy tym częstokroć zapominane elementy, które określają, jakie prawo będzie miało zastosowanie w przypadku ewentualnych sporów lub niezgodności wynikających z umowy oraz sąd, jakiego państwa będzie decydował w konkretnym sporze. Wybór prawa i jurysdykcji ma istotne znaczenie, ponieważ może wpłynąć na skuteczność zapisów i kształt realnej ochrony. Jest to więc kwestia, która powinna być dokładnie przemyślana i wynegocjowana również w przypadku NDA.

Forma i efektywność umowy o zachowanie poufności

Przygotowanie NDA w formie pisemnej jest kluczowe, aby dokładnie ustalić warunki poufności i móc skutecznie dochodzić swoich praw w przypadku naruszenia. Im bardziej precyzyjne są warunki, tym łatwiej jest udowodnić naruszenie. Przepisy prawa nie wymagają formalnie żadnej określonej formy sporządzenia tej umowy, jednak kluczowe jest zachowanie formy pisemnej w kontekście posłużenia umowy za ewentualny dowód w sprawie.

Dodatkowo — jeśli w danym przypadku nie istnieje oddzielna umowa NDA, klauzula o poufności może być włączona do głównej umowy, która reguluje podstawową współpracę stron. W takim przypadku należy jednak wprowadzić dodatkowy mechanizm, który przedłuży trwałość klauzuli np. w przypadku odstąpienia przez jedną ze stron od umowy.

Podsumowując...

NDA stanowi kluczowy dokument we współczesnym kontekście biznesowym, znacząco chroniąc przed wyciekami informacji poufnych. Umowa ta pomaga firmom zachować kontrolę nad swoimi tajemnicami przedsiębiorstwa i zachować konkurencyjność na rynku. Zawarcie jej w formie pisemnej z dokładnie określonymi zasadami i sankcjami za naruszenie stanowi zabezpieczenie dla obu stron, z którego nie warto rezygnować.